Gibt es an Ihrem Arbeitsort eine Stellvertretung der Leitung? Jemanden, der die Institution leitet, wenn die Chefin / der Chef abwesend ist? Wenn Sie dies bejahen können, sind Sie bereits auf der besseren Seite. Dann müssen Sie sich lediglich noch die Frage stellen, ob Sie mit dieser Stellvertretung zufrieden sind. Sollte es in Ihrem Betrieb jedoch keine Stellvertretung geben, ist es womöglich Zeit, dies zu ändern. Denn was würde geschehen, wenn die Institutionsleitung plötzlich für mehrere Wochen ausfällt?

Bedeutung und Rolle der Stellvertretung

Leider ist es allzu oft der Fall, dass Stellvertretungen entweder fehlen oder aber personell unglücklich gelöst sind. Tatsächlich ist es gar nicht einfach, gute Stellvertreter/Innen zu finden. Diese müssen einiges an Fähigkeiten und Wissen mitbringen und über eine spezielle Persönlichkeit verfügen. Zudem sind seitens der Institution verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen, damit Stellvertretung gelingen kann.

Wenn Vorgesetzte plötzlich für längere Zeit ausfallen und niemand da ist, der ihren Platz einnehmen kann, gibt es Probleme. In meinem Beratungsalltag habe ich schon wiederholt missliche Situationen erlebt. Sie belasten die Trägerschaft, das Team und die Klientel. Dauert die Problematik länger, kann sich das negativ auf den Betriebserfolg und den Ruf auswirken. Die Mehrbelastung hat meistens unangenehme finanzielle und personelle Folgen.

Ein Stellvertreter ist eine Person, die bevollmächtigt ist, an Stelle einer anderen Person zu handeln. Sie wird von den Vorgesetzten ermächtigt und besitzt dadurch eine Schlüsselfunktion. Stellvertreter/Innen springen nicht nur in die Bresche, wenn Vorgesetzte unvorhergesehen ausfallen, sondern auch dann, wenn diese in den Ferien oder gerade einmal nicht anwesend sind. Sie können die Chefin aber auch im regulären, gemeinsamen Alltag gezielt entlasten, indem sie fixe Führungsaufgaben übernehmen. Insofern haben Stellvertreter/Innen immer auch eine Führungsrolle inne und benötigen deshalb Führungsfähigkeiten.

Eine gute Stellvertreterin ist unter Umständen (über-)lebenswichtig für eine Institution. Aber nicht nur im Ernstfall, sondern auch im normalen Alltag, ist sie eine wichtige Bezugsperson. Sie sollte deshalb mit den nötigen Kompetenzen ausgestattet sein und das Vertrauen aller geniessen.

Probleme mit Stellvertretungen

Im Zusammenhang mit Stellvertretungen kann es verschiedene Probleme geben:

  • Keine Stellvertretung
  • Blosse Platzhalter-Stellvertretung
  • Mangelhafte Einführung in das Amt der Stellvertretung
  • Personelle Fehlbesetzung
  • Fehlende Akzeptanz der Stellvertretung seitens Team
  • Die stellvertretende Person ist fähiger als der Chef
  • Unangemessene Honorierung ihrer Leistungen

Zur Erläuterung: Ein Platzhalter-Stellvertreter ist jemand, der nur über sehr begrenzte Befugnisse verfügt. In der Regel ist eine solche Stellvertretung auf das Öffnen der Post und die Bedienung des Telefons reduziert. Fehlbesetzungen können unterschiedlicher Art sein: Entweder die Stellvertretung fühlt sich durch die Funktion überfordert. Oder ihr fehlt das erforderliche Wissen und / oder die nötige Qualifikation. Fehlende Akzeptanz kann sich als direkte Folge dieser Mängel ergeben. Eine weitere Ursache fehlender Akzeptanz liegt in mangelhafter Kommunikation und Einführung in das Amt der Stellve

Echte Stellvertretung versus Platzhalter-Stellvertretung

Man sieht, die Regelung einer echten Stellvertretung, die über eine Platzhalter-Stellvertretung hinausgeht, ist anforderungsreich. Die echte Stellvertretung beruht auf fixen Aufgaben, die von den Vorgesetzten – befristet oder unbefristet – delegiert wird. Im besten Fall dient die Delegation nicht nur der Entlastung des Chefs, sondern fördert auch die berufliche Entwicklung der betroffenen Mitarbeitenden. Unter Umständen bereitet eine echte Stellvertretung auf einen späteren Karriereschritt und die Übernahme einer Leitungsposition vor.

Merkmale einer guten Stellvertreterin

Was ist eine gute Stellvertreterin, ein guter Stellvertreter? Über welche Merkmale verfügen diese? Es ist eine ganze Reihe, die es mitzubringen gilt: Loyalität und Diskretion, Flexibilität, Belastbarkeit, überzeugendes Auftreten, fachliche Kompetenz, Führungseigenschaften, hohe Sozialkompetenz, Verlässlichkeit, Empathie und Zuhörfähigkeit.

Voraussetzungen

Neben diesen Eigenschaften müssen ein paar weitere Voraussetzungen für eine gelingende Stellvertretung erfüllt sein:

  • Gute Chemie zwischen Vorgesetzten und Stellvertreter/In
  • Übereinstimmung zwischen Vorgesetzten und Stellvertreter/In bei der Beurteilung der Aufgaben
  • Einarbeitung in die Stellvertretungsaufgaben
  • Ausreichende Informationen zur Ausführung der Arbeiten
  • Autorisierung vor dem Team
  • Genügend zeitliche Ressourcen für die Stellvertretung
  • Angemessene Entlöhnung

Darüber hinaus nutzen die Vorgesetzten Gelegenheiten, um Stellvertreter/Innen in ihrer Entwicklung zu fördern. Womöglich erarbeiten sie einen Entwicklungsplan und gestehen ihrer „rechten Hand“ Spielräume für eigene Prioritätensetzungen zu. Demgegenüber handeln Stellvertreter/Innen immer im Sinne der Vorgesetzten, gewährleisten die Kontinuität des Betriebs und vermeiden Veränderungen. Sie informieren die Vorgesetzten umfassend über das, was in deren Abwesenheit geschah und legen Rechenschaft über ihre Entscheidungen ab.

Stellvertretungsvereinbarung

Für eine erfolgreiche Stellvertretung ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Vorgesetzten und Stellvertreter/In hilfreich. Diese hält dauerhafte sowie befristete Aufgaben fest und enthält Hinweise zur Organisation der Zusammenarbeit (so z.B. fixe Zeiten für Austausch, Erreichbarkeit im Notfall usw.).

Die Regelung der Stellvertretung ist eine Entwicklungsaufgabe. Sie erfordert Zeit und ergibt sich nicht von heute auf morgen. In eine Stellvertretungsrolle muss man hineinwachsen, um sich mit ihr identifizieren zu können. Stellvertretungsaufgaben sind oft sehr anspruchsvoll und setzen von den Stellvertreter/Innen viel voraus. Sie befinden sich im Sandwich von Team und Vorgesetzten, also mitten drin. Oft haben sie das Gefühl, es allen recht machen zu müssen, was ja bekanntlich meistens nicht gelingt. Es ist deshalb hilfreich, etwas über die Psychologie der Stellvertretungsfunktion zu wissen. Und ebenso nützlich ist ein Kurs für Stellvertreter/Innen, um sich mit ihrer Führungsrolle gezielter auseinanderzusetzen. Siehe hierzu das Angebot in meinem Kursprogramm.

Überprüfen Sie also in nächster Zeit in Ihrem Betrieb, ob es mit Blick auf eine gute Stellvertretung noch etwas zu regeln und anzupassen gibt.